Saltar al contenido

Características de las Cartas Formales

caracteristicas de las cartas formales

Una carta formal es una comunicación escrita entre dos personas que pueden o no conocerse, pero que, en cualquier caso, tienen una relación distante y respetuosa que les obliga a mantener un lenguaje formal.

El que escribe la carta se llama el remitente o emisor; el que recibe la carta se llama destinatario o receptor. La carta formal se utiliza generalmente para las comunicaciones entre empresas, instituciones de alto nivel y entidades gubernamentales, entre otras.

También se utiliza para participar en premios internacionales, nombramientos públicos o reconocimientos.

En las cartas formales, el lenguaje coloquial, la familiaridad, las expresiones idiomáticas y el tuteo deben dejarse de lado. Las fórmulas de cortesía universalmente aceptadas deben estar presentes y deben ajustarse a una estructura predeterminada.

Por su propia naturaleza formal, las cartas de este tipo deberían escribirse a mano o imprimirse en papel y enviarse en un sobre sellado al destinatario, aunque es cierto que en la era digital actual, la estructura de la carta formal se utiliza para las comunicaciones enviadas por correo electrónico. Sin embargo, este último no es ni el más común ni el más aconsejable.

Características de las cartas formales

  1. Lenguaje formal

El lenguaje formal requiere el uso correcto de un vocabulario, gramática y ortografía. El tratamiento debe ser distante y respetuoso.

El trato del remitente al destinatario debe ser usted; nunca debe ser tú o vos, independientemente de la edad o el alcance del destinatario, o de si el remitente lo sabe o no.

Aunque el lenguaje deba ser respetuoso, esto no significa que la amabilidad y la cortesía deban ser dejadas de lado.

  1. Intención concreta

No debe escribirse una carta formal sin una intención precisa y un propósito definido. Con este tipo de carta se debe pretende comunicar algo al destinatario o solicitar información que el remitente necesita.

En cualquier caso, busca impresionar de forma positiva al receptor y predisponerlo favorablemente para que el flujo de comunicación continúe hasta que se logren los objetivos del emisor. La información proporcionada debe ser lo más clara y completa posible.

  1. Longitud

La carta formal suele ser breve y específica, apuntando directamente al objetivo, luego de los saludos y las reglas de cortesía correspondientes.

Como suele ocurrir en los ámbitos institucional, empresarial, gubernamental o entre dos personas que no tienen una relación estrecha, no tiene sentido irse por las ramas, revelar o explicar cuestiones que no son centrales. Por lo tanto, en general, las cartas formales no deben exceder las 2 páginas.

  1. Encabezado

La carta formal deberá estar escrita en la documentación oficial de la entidad o persona que la escribió. Por lo general, es en papel membrete donde sólo puede aparecer el nombre de la institución o del remitente, aunque también puede incluir la dirección de la institución o del remitente.

Después de eso, debe aparecer la fecha, precedida por el lugar (ciudad) de donde se está escribiendo.

Es más elegante escribir la fecha sin abreviaturas, es decir, el mes escrito en letras y el año con cuatro dígitos. Debe estar alineado a la derecha de la página.

  1. Tratamiento y saludo

El tratamiento debe ser formal e incluir la posición, profesión o rango del receptor. Por ejemplo: Presidente, Doctor, Profesor, General, etc., seguido o no del apellido. Evita los saludos con nombres, apellidos o apodos.

Cuando el receptor es una pareja, debe ser tratado como Señor y Señora. Los diputados y senadores son tratados como «honorables» en algunos países, en otros pueden ser «honorables señores».

Lo mismo ocurre con otros cargos de gobierno o títulos, por lo que es importante conocer el protocolo de cada país.

Si no se conoce un destinatario específico, se pueden utilizar fórmulas impersonales, tales como «a quien concierne» o simplemente «a quien corresponda».

Para el saludo, se debe añadir alguna regla de cortesía como «Estimado», «Respetado», etc. Como por ejemplo: «Estimado señor» o «Estimada señora» también se utiliza como saludo formal.

carta formal

  1. El Cuerpo

El contenido de la carta debe comenzar también con alguna regla de cortesía, como: «A través de la presente…», «Le escribo a usted…», «Muy cordialmente, le escribo…», «Sirve esto a…». «o un poco menos protocolario como «Primero, un cordial saludo…. «.

La carta debe tener párrafos cortos y bien estructurados. El mensaje debe ser preciso, concreto e unívoco.

Si se trata de una solicitud, debe hacerse directamente; si se trata de una carta informativa, debe ir directamente al grano. Ten siempre en cuenta que el destinatario es una persona ocupada que no quiere perder el tiempo con discursos innecesarios o difíciles de entender.

  1. Despedida

La despedida debe poner fin a la idea central de la carta, reforzar el objetivo y promover la acción que el emisor espera del receptor («Espero su respuesta», «Espero que la información le sea útil», etc.).

El cierre más común para las cartas formales es «Sinceramente» o «Cordialmente», prefiriendo estas formas a otras más coloquiales, como «Un saludo cordial», «Saludos», «Un abrazo», etc…

Luego de eso, debe ponerse la firma impresa (nombre y apellido en mayúsculas) y la firma del remitente.

También debe incluir la posición o cargo del remitente, es decir, «Dr.», «Ing.», «Prof.»: «Presidente del Comité de Evaluación», «Embajador de la República Argentina», «Secretario General», etc.

  1. Otros datos

Una explicación de los anexos o los nombres de las personas que recibirán una copia de la carta (indicada con la abreviatura «Cc») podrá incluirse en la parte inferior de la carta luego de la firma, si es necesario.

Finalmente, las iniciales de la persona que dictó la carta, es decir, el propio remitente (en mayúsculas) y la persona que la transcribió (en minúsculas), pueden incluirse a continuación, como se ilustra: ABC / def.

Siendo una carta que fue pensada previamente, no se recomienda el uso de postscripts.

  1. El sobre

Cada carta formal debe ser enviada en un sobre, incluso si el remitente y el destinatario están dentro del mismo edificio (por ejemplo, una comunicación entre los departamentos de la misma institución).

El sobre debe ser de un tamaño acorde a lo que contendrá, para que no se vuelva demasiado voluminoso. La carta debe ser doblada lo menos posible (2 a 4 veces como máximo), porque un papel que está casi intacto con muchos pliegues es mucho más elegante.

El nombre y los datos del destinatario se colocan siempre delante del sobre y en el centro del mismo. El nombre y los detalles del remitente pueden estar en la parte posterior y en la solapa del sobre o en la parte frontal, superior e izquierda del sobre.

La parte superior derecha de la parte delantera del sobre siempre está reservado para sellos o estampillas.

Debe cerrarse con cuidado pero con firmeza para garantizar la inviolabilidad de los contenidos. En algunos casos, muy ceremoniales o elegantes, pueden ser sellados con un lacre.

  1. La respuesta

Cada carta formal debe tener una respuesta. Debe ser rápido, conciso y mantener la misma estructura de la carta oficial recibida.

Una carta formal sin respuesta se considera un acto irrespetuoso y descortés por parte del destinatario, que puede tener el efecto contrario al objetivo original.

¿Cómo citar?

Bilski E. (S.F.). Características de las Cartas Formales. Disponible en: https://www.caracteristicas.cc/cartas-formales/